无论企业采取哪种有关电子邮件管理的方法，为归档策略添加智能，均有助于确保平衡存储优化、记录保留及快速发现。

电子邮件已经像其他任何IT系统一样，具有业务关键性。因此，企业正在评估管理电子邮件的整个策略和系统。而IT专业人员需要解决最常见的电子邮件管理问题，其中包括资源管理、保留管理及发现管理。

企业正在评估或使用电子邮件归档软件来解决这些问题。凭借这些系统，IT人员可以控制电子邮件存储成本的增长，同时能以更简单易用的方式为最终用户提供电子邮件存储与搜索，以及为法律部门提供保留及查找电子邮件的一致系统。尽管这些系统简化了归档存储的大小、归档保留期及归档搜索等问题，但并没有完全消除这些问题。

一些电子邮件是资产，而另一些电子邮件则是负债。电子邮件的保留时间取决于电子邮件所属的类别。但使用电子邮件归档系统的企业一般没有自动化归档系统，或者他们将所有电子邮件归档并保留相同时期，或者永远归档并保留所有电子邮件。

早期的电子邮件归档软件解决方案已发展为智能归档，这种方案采用智能分类与保留技术来捕获、分类、检索及保存目标数据，以执行策略并保护公司资产，同时有助于降低存储成本，简化管理。

保证灵活性

智能归档解决方案克服了一个最基本的电子邮件存储的挑战，即数据分类。智能归档并不是对所有电子邮件均同等对待，而是根据它们与特定业务目的的相关性实现智能分类。只有对数据进行了相应分类以后，才能智能过滤、保留及发现它们。

不同类型的电子邮件消息具有不同的价值，而且不同的公司也有针对不同的分类需求。例如，与具有更交互需求的制造商或其他企业相比，保险公司或抵押公司等以流程为导向的企业，可能需要更精细的分类。某些公司的企业内容管理(ECM)系统可能已就绪，他们只想扩展到已归档的电子邮件。

用户分类

许多企业必须依靠用户做出有关保存或删除哪些电子邮件的艰难决策。但这通常会使他们负担过多流程，并且影响产量。例如，用户的任务可能是使用Web界面，将电子邮件保存到特定文件夹，或者使用应用程序插件来指定元数据。

为帮助用户减少在电子邮件分类过程中必须执行的步骤，智能归档系统提供了一个用户主导的无缝智能分类模型。该软件可监控用户电子邮件的活动，确定需要加以分类的电子邮件，以及仅在必要时提示用户，从预定义分类的子集中进行选择。

通过提供基于策略的电子邮件捕获流程，该用户分类引擎可在用户创建或读取每一项时，对所有关键任务及受管理的电子邮件进行分类。

自动分类

与用户分类相比，自动分类无须用户做出决策，而是由归档系统来执行。当今的分类引擎使用多种方法来分析消息，并确定其内容类型。

例如，自动分类引擎可评估发件人和收件人，以及他们所在的组，以确定内容类型。它还可以评估消息方向，因为从外部发送的消息通常拥有更高的审查和保留程度。自动化引擎可根据关键字、短语或模式来评估消息。强大可靠的智能归档系统提供了众多基于可定制或预定义条件的标记规则。灵活性非常关键，因为规则可在多个级别上建立。标记规则还可实现对消息采取某些操作，包括保留设置、排除以及标注待审核标记。

与ECM的集成

许多企业的ECM系统已经就绪。ECM系统可分类及管理涉及多个内容类型的记录。这些系统可与智能电子邮件归档系统相集成，从而使归档系统能够保存及优化电子邮件，同时可使ECM系统帮助制定在不同数据类型间保持一致的保留决策。

更佳智能

一旦使用用户分类、自动分类，或者与ECM系统集成，对消息进行分类后，智能归档系统便会充分利用其智能过滤功能删除不相关的电子邮件，然后再进行归档。利用智能保留功能，可以根据已归档电子邮件的分类来确定保留期限。利用智能发现或审核功能来标记具有元数据的电子邮件，以便日后能够更轻松地搜索及发现它们。

企业还可利用最佳电子邮件保留方法来增加智能归档系统的优势。这包括归档所有电子邮件，并使归档时间至少与保留备份磁带的时间相同。